Fiduciarie e studi di consulenza

Le ore di gennaio non se ne vanno nel giudizio. Se ne vanno nella ribattitura.

Fiduciari commercialisti e fiduciari immobiliari, studi contabili, consulenti fiscali. Ogni mandato porta con sé anni di documenti: contratti, chiusure dei conti, notifiche di tassazione, giustificativi. Noi non tocchiamo il vostro giudizio e non calcoliamo niente. Togliamo la digitazione: la dichiarazione d’imposta la allestite e la inoltrate voi.

Perché un fiduciario non può semplicemente usare ChatGPT

Non è una questione di gusti: è il segreto professionale. I dati che trattate sono i conti di una società, il patrimonio di una famiglia, una vertenza fiscale aperta. Sono i dati che non possono finire su un servizio soggetto a una legge straniera. Un fornitore americano resta soggetto al CLOUD Act anche con i server in Europa. Conta la legge del fornitore, non dove sta la macchina. C’è di più: la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati vi rende responsabili di chi scegliete. E il vostro mandante non ha dato il consenso a niente di tutto questo. Il risultato lo vediamo in ogni studio. L’AI si usa di nascosto, su casi finti, senza i dati veri: cioè senza risolvere il problema. Noi togliamo il motivo del nascondiglio. Elaboriamo in Svizzera, con contratto svizzero. E nessun vostro dato addestra i modelli.

Cinque cose che potete togliere dalla giornata di domani

Dal giustificativo al dato, senza ribattere

Documenti in entrata

Fotografia di una fattura, di una nota spese, di un estratto conto: il sistema legge l’immagine e ne restituisce i campi — data, controparte, importo, aliquota, numero di documento — pronti da riversare nel vostro gestionale. Funziona anche su scansioni storte e su documenti in tedesco o francese. Chi lo usa non elimina il controllo umano: elimina la digitazione, che è dove si perdono le ore e dove nascono gli errori di trascrizione.

Cinquanta giustificativi fotografati, righe pronte per il gestionale

Ricerca

Il mandante vi manda i giustificativi con il telefono. Da ogni fotografia escono data, controparte, importo, aliquota IVA e numero di documento. Funziona sulle scansioni storte e sui documenti in tedesco. Voi controllate e riprendete nel vostro gestionale: quello che sparisce è la ribattitura, dove se ne vanno le ore e dove nascono gli errori di trascrizione. Una cosa la diciamo prima noi: non calcoliamo. Nessun numero che produciamo finisce in una dichiarazione d’imposta, in un conto annuale o in un cedolino.

Prime stesure che partono dai vostri precedenti

Redazione

Lettere alle autorità fiscali, note a bilancio, comunicazioni ai mandanti, verbali di assemblea. Il sistema prepara una bozza nello stile che usate già, attingendo ai vostri documenti precedenti invece di inventare da zero. Voi correggete e firmate: la responsabilità resta dove deve stare, ma partite dalla terza stesura invece che dalla pagina bianca.

Il colloquio con il mandante diventa un verbale

Riunioni

Registrate l’incontro e ne ottenete la trascrizione in italiano, con la sintesi dei punti decisi e delle cose da fare. Utile soprattutto nei colloqui di chiusura, dove le decisioni si prendono a voce e poi vanno ricostruite a memoria settimane dopo, quando serve motivarle.

Le domande che vi fanno tutti, cinquanta volte l’anno

Ripetitivo

Quali documenti servono per la dichiarazione, entro quando, cosa cambia se il mandante ha aperto una società l’anno scorso. Un assistente addestrato sulle vostre procedure risponde ai mandanti con le vostre parole, e vi passa solo le domande che meritano un professionista. Nei mesi di punta è la differenza fra rispondere a tutti e rispondere ai casi che contano.

Le domande che dovete poter rigirare al vostro mandante

Le risposte sono le stesse che diamo a una banca vigilata, perché il ragionamento non cambia con la dimensione dello studio. Le mettiamo per iscritto prima di iniziare, non dopo.

Dove vengono elaborati i dati

In Svizzera, su infrastruttura di nostra proprietà. Nessun passaggio all’estero, nemmeno temporaneo, nemmeno per un servizio accessorio.

Segreto professionale

I documenti dei vostri mandanti sono accessibili solo alle credenziali del vostro studio. Non esiste un archivio comune fra clienti, e il nostro personale non accede ai vostri contenuti: se serve assistenza su un caso, ce ne date accesso voi, per il tempo necessario, e resta tracciato.

Uso dei dati per addestrare

Mai. Non è un’impostazione da disattivare in un pannello: non lo facciamo, ed è scritto nel contratto. È la differenza più importante rispetto ai servizi gratuiti, dove il pagamento sono i vostri dati.

Legge sulla protezione dei dati

Contratto di trattamento dati conforme alla nLPD e all’art. 28 del GDPR per i mandanti con interessi nell’Unione europea, firmato prima dell’inizio del servizio. Vi diamo anche il testo da allegare al vostro mandato, se vi serve informare i clienti.

Cosa resta registrato

Le richieste che arrivano dai programmi collegati non le conserviamo. Le elaboriamo e vi restituiamo la risposta. I documenti che caricate nell’archivio dello studio restano invece salvati: servono per essere consultati. Li cancellate quando volete. La cancellazione vale subito, e le copie di sicurezza si allineano entro il ciclo di rotazione.

Se decidete di andarvene

Vi restituiamo i documenti e le basi di conoscenza in formato aperto, e cancelliamo il resto con conferma scritta. I modelli sono a pesi aperti e le interfacce sono standard: quello che avete costruito sopra non è ostaggio nostro.

Come si comincia, in concreto

Non serve un progetto informatico. Il percorso tipico per uno studio da cinque a venti persone dura poche settimane e comincia da un mandato solo.

1 Un incontro di un’ora per capire dove si perde più tempo. Non è una presentazione commerciale: serve a decidere se c’è un caso che vale la pena, e a volte la risposta è no.
2 Firma del contratto di trattamento dati e apertura dello spazio riservato allo studio. Prima di questo passaggio non ci arriva nessun documento.
3 Prova su un mandato reale scelto da voi, con i vostri documenti veri. È l’unico modo di capire se funziona: sui casi di esempio funziona sempre tutto.
4 Se convince, si estende agli altri mandati e si integra con il gestionale che usate già. Se non convince, si chiude e i dati vengono cancellati.

Partiamo da un mandato

Un’ora insieme per guardare dove si perde tempo nel vostro studio, e una prova su un caso reale scelto da voi. Nessun impegno, e vi diciamo chiaramente se pensiamo che nel vostro caso non convenga: preferiamo perdere un contratto che un cliente dopo tre mesi.

Prenota un’ora Domanda sulla protezione dei dati